CRM de admisiones · Estado de México
Lleva las admisiones de tu colegio en Toluca, Huixquilucan, Naucalpan y Metepec con Google Workspace for Education: cada familia interesada registrada, seguimiento por Gmail, visitas en Calendar y, al inscribirse, el alumno pasa a su cuenta @escuela y a Classroom.
En Toluca, Huixquilucan, Naucalpan y Metepec, el periodo de admisiones concentra en pocas semanas las solicitudes de informes, las visitas al plantel y las entrevistas con las familias. Si cada solicitud vive en un Excel distinto, en el correo de una sola persona o en chats de WhatsApp, se pierden seguimientos y nadie sabe en qué etapa está cada familia.
Con Google Workspace for Education, tu colegio en Estado de México lleva ese proceso dentro del mismo dominio que ya usa para Classroom y el correo @escuela: cada familia interesada queda registrada con etapa, responsable y próxima acción, y al inscribirse el aspirante se convierte en alumno sin exportarlo a otro sistema.
Google Workspace y CRM
Google Workspace no trae un módulo de CRM, pero tiene todo lo necesario para llevar las admisiones de un colegio: formularios, una base compartida, correo, agenda y automatización. Hay dos caminos, según el tamaño de tu proceso.
Camino 1
Para colegios que hoy registran a las familias en Excel, correo o WhatsApp. Construimos el embudo con las herramientas que ya tienen.
Ideal si recibes decenas o cientos de solicitudes por ciclo.
Camino 2
Para colegios que ya usan un CRM o un sistema de control escolar y quieren que hable con Google Workspace.
Ideal si manejas varias sedes, campañas pagadas o miles de prospectos.
Colegios que atendemos en Estado de México
Implementación y soporte remoto en español en todo el estado, con factura CFDI.
Embudo de admisiones
Cada etapa del CRM de admisiones usa una herramienta de Google Workspace for Education que tu equipo ya conoce. Al final, el aspirante no se “exporta” a otro sistema: se convierte en alumno dentro del mismo dominio.
La familia llena un formulario del colegio en el sitio web o por enlace.
Correo de bienvenida automático y responsable asignado.
Cita en el calendario de admisiones, presencial o con enlace de Meet.
Expediente del aspirante en una carpeta compartida solo con quien corresponde.
Contrato y documentos firmados; el aspirante cambia de etapa en el embudo.
Se crea su cuenta @escuela y se le asigna a sus clases.
Para quién
Para quién. Áreas de admisiones y promoción de colegios particulares que hoy registran a las familias interesadas en un Excel, en el correo de una persona o en chats de WhatsApp.
El problema. Cuando cada solicitud de informes vive en un lugar distinto, se pierden seguimientos, nadie sabe en qué etapa está cada familia y, al cambiar de personal, el historial se va con esa persona. Contratar un CRM genérico suele significar otra plataforma, licencias por usuario y datos de menores fuera del dominio escolar.
La solución en tu escuela. Un CRM de admisiones sobre Google Workspace for Education: Forms recibe las solicitudes, Sheets lleva el embudo por etapa, Gmail y Calendar dan seguimiento y agendan visitas, y al inscribirse el alumno recibe su cuenta @escuela y entra a Classroom. Todo con las cuentas que la escuela ya administra.
No es solo una hoja de cálculo
CRM para colegios en Estado de México se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol — docente en salón, coordinación, familia o alumno — no editando celdas a mano. Se abre en el navegador y solo entran personas del dominio for Education.
No se descarga de App Store ni de Google Play: el docente o la familia guarda un acceso directo en la pantalla de inicio del teléfono o tablet y lo abre con un toque, como cualquier app.
Arquitectura sobre Google for Education
No arriesgamos datos del alumno con una app en el servidor del programador. Docentes y familias usan una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro del tenant escolar.
Paso a paso
Resultados
Google Workspace for Education es la plataforma (identidad, Classroom, almacenamiento). El sistema escolar es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos para tu operación.
Datos del alumno seguros · Sin app en servidor ajeno
Asistencia, calificaciones o avisos a familias no deberían depender de un hosting barato fuera del dominio @escuela. Extender Google Workspace for Education mantiene el proceso con la capa de Google que ya protege Classroom, correo y archivos institucionales.
App en servidor del programador
Sistema escolar sobre Google Workspace for Education
| Aspecto | App en servidor del programador | En Google Workspace for Education |
|---|---|---|
| Dónde viven los datos del alumno | En el VPS o hosting del programador. Si cambia el proveedor o vence el servidor, el historial escolar queda expuesto. | En el tenant de Google Workspace for Education de la escuela (Sheets y Drive), con cuentas administradas por la institución. |
| Quién custodia la información | El freelance o agencia que administra el servidor. Los datos del menor salen del perímetro escolar. | Google opera la infraestructura; la escuela decide permisos desde la consola de administración for Education. |
| Protección del estudiante | Políticas, cifrado y auditoría solo si alguien los implementó en ese hosting — a menudo sin la gobernanza de Education. | Misma capa de Google for Education: identidad escolar, políticas del dominio y controles que ya protegen Classroom y el correo institucional. |
| Uso en salón y con familias | App nativa o PWA frágil que hay que instalar, actualizar y mantener fuera del dominio @escuela. | Web app que se abre en el navegador del docente, coordinación o familia y se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio — sensación de app sin descargar de una tienda. |
| Confiabilidad | Un solo servidor del programador: caídas en día de examen o entrega de boletas corren por su cuenta. | Infraestructura de Google, con la disponibilidad que ya respalda el correo y los archivos de la escuela. |
| Costo de un primer desarrollo | Desarrollo, hosting, mantenimiento y, con frecuencia, una migración cuando el diseño inicial ya no alcanza. | Construyes sobre licencias for Education que la escuela ya usa o va a usar. Menos infraestructura frágil, más foco en el proceso escolar. |
| Integraciones | Cada conexión con WhatsApp u otros servicios se programa en ese mismo servidor ajeno al tenant. | Integramos APIs oficiales cuando el proceso lo necesita; el registro sigue en el dominio escolar. |
No se trata de competir con un SIS enterprise de años. Se trata de no alojar datos escolares en un servidor ajeno y sí operar procesos reales sobre la capa de Google for Education.
Un CRM dedicado es buena opción para procesos grandes. Para la mayoría de los colegios en Estado de México, llevar admisiones dentro del dominio escolar evita otra plataforma y mantiene los datos de las familias bajo control de la escuela.
| Aspecto | CRM externo o app del programador | En Google Workspace for Education |
|---|---|---|
| Dónde viven los datos de las familias | En la plataforma del proveedor o en el servidor de quien hizo la app | En Sheets y Drive del dominio de la escuela, con cuentas que administra el colegio |
| Correo y agenda | Otra bandeja y otro calendario, o una sincronización que hay que mantener | Gmail y Google Calendar del personal de admisiones, los mismos que ya usan |
| Del aspirante al alumno | Exportar la lista y crear cuentas y clases a mano | Al inscribirse se crea su cuenta @escuela y se le asigna a Classroom |
| Costo | Licencia por usuario del CRM o desarrollo, hosting y mantenimiento | Se construye sobre el Google Workspace for Education que la escuela ya tiene |
Te ayudamos a acotar módulos, límites e integraciones (como WhatsApp a familias) para ponerlo en marcha sobre for Education, sin app en servidor ajeno.
