Sistema nacional · Prioridad media

Captura en campo en Google Workspace

Formularios y flujos para que el equipo en sitio registre datos confiables que llegan a un solo tablero.

Ver cómo funciona Servidor propio vs. Workspace

Para quién

Captura en campo: el problema y la solución

Para quién. Operaciones con gente fuera de oficina que hoy manda fotos por WhatsApp sin estructura.

El problema. Los datos del sitio llegan incompletos, tarde o ilegibles. Re-capturar en oficina mata el valor del dato. Una app nativa offline-first puede esperar; la disciplina de captura no.

La solución a tu escala. Forms/web app con catálogos y validaciones, adjuntos a Drive, y tablero de recepción en Sheets alimentado por Apps Script.

No es solo una hoja de cálculo

Una web app en el celular de tu equipo, con su cuenta de Google Workspace

Captura en campo se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol, no editando celdas. Se abre en el navegador del celular o la computadora y solo entran las personas de tu empresa, con su cuenta de Google Workspace.

No se descarga de App Store ni de Google Play: se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y se abre con un toque, como cualquier app.

  1. 01 iPhone: abre la web app en Safari, toca Compartir y elige «Agregar a pantalla de inicio».
  2. 02 Android: ábrela en Chrome, toca el menú ⋮ y elige «Agregar a la pantalla principal».
  3. 03 Acceso seguro: pide iniciar sesión con la cuenta corporativa, respeta la verificación en dos pasos y, si alguien deja la empresa, al suspender su cuenta pierde el acceso.

Arquitectura sobre Workspace

De la captura al tablero con Apps Script

No arriesgamos tu operación con una app desarrollada desde cero en un servidor propio. Tu equipo usa una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro de tu tenant, para que la fuente de verdad viva en tu Google Workspace.

  • Google Forms
  • Google Sheets
  • Apps Script
  • Google Drive
  • Looker Studio

Paso a paso

Cómo corre el sistema

  1. 01 El rol en campo abre el formulario del proceso.
  2. 02 Validaciones evitan catálogos inventados.
  3. 03 Fotos/PDF van a la carpeta del caso en Drive.
  4. 04 Apps Script crea/actualiza el caso en Sheets.
  5. 05 Oficina ve pendientes y completa el flujo.

Resultados

Qué ganas al operarlo

  • Datos estructurados desde el primer contacto.
  • Evidencia ligada al caso, no perdida en chats.
  • Menos retrabajo de captura en oficina.

Google Workspace es la plataforma (identidad, colaboración, almacenamiento). El sistema de negocio es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos a tu escala.

App en servidor propio vs. Google Workspace

No pelees contra un ERP. Evita encargar una app de primer intento en un hosting frágil: opera el proceso dentro de tu tenant, con la protección de Google Workspace.

App en servidor propio vs. sistema en Google Workspace
Aspecto App en servidor propio En Google Workspace
Formularios App nativa por rol con sync offline Forms / AppSheet-like flows sobre Workspace
Evidencia DMS con retención legal Fotos y PDFs a Drive con carpeta por caso
Calidad de dato MDM enterprise Validaciones Apps Script y catálogos controlados

Módulos incluidos

  • Formularios por proceso
  • Validaciones y catálogos
  • Adjuntos (foto / PDF)
  • Asignación de casos
  • Tablero de recepción

Límites del sistema

  • Offline profundo multi-día requiere app dedicada
  • Geocercas y sensores no van en el paquete base
  • Volúmenes extremos de adjuntos piden política de almacenamiento

Captura en campo por estado

Páginas estado × sistema (las de prioridad media/baja pueden estar en preparación).

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